Diagrama de Afinidad
El diagrama de afinidad (DA) en una herramienta básica del conjunto de las 7 nuevas herramientas. También es conocida con el nombre de “Método KJ” (Kawakita Jiro es la
persona que lo desarrollo). Esta herramienta se utiliza para conseguir gran cantidad de datos en forma de ideas, opiniones, temas, aspectos a considerar y organizarlos en grupo en base a criterios afines de relación natural entre cada elemento.
En muchas ocasiones, el mayor obstáculo que es necesario vencer en la fase de planificación de cualquier programa de mejora, radica en el resultado obtenido en el pasado con otros programas similares. Generalmente se supone que aquello que tuvo éxito en el pasado, también lo tendrá en el futuro y que lo que no tuvo éxito en el pasado, tampoco lo tendrá en el futuro. Por lo tanto se suelen perpetuar prejuicios por lo general no adecuados, que son un obstáculo a la creatividad. Para abordar con una mínima esperanza de éxito un programa de mejora continua, es necesario dejar a un lado estos prejuicios.
El DA es una herramienta muy útil a la hora de lograr que un grupo de personas trate un tema determinado, no de forma lógica e intelectual, sino de forma creativa. Dada la
dificultad existente en el tratamiento de las ideas, también es útil ante la necesidad de organizar eficazmente el resultado obtenido, en lo que respecta a datos, con este esquema creativo.
Es necesario tener en cuenta que la eficacia de la herramienta es directamente proporcional al número de ideas o temas obtenidos. En una sesión de media hora se pueden
obtener más de 50 ideas, número muy superior por lo general al obtenido en una reunión de trabajo normal.
Igual que sucede con la herramienta Tormenta de Ideas (herramienta perteneciente a las siete herramientas clásicas), no solamente es necesario tener en cuenta esta ventaja en lo que a eficacia se refiere. Existe otra ventaja fundamental relacionada con la participación de las personas en la actividad del grupo. En una reunión clásica, muchas ideas se pierden en el "calor" de la discusión, no siendo nunca consideradas. Sin embargo, todos los participantes en un DA, al descubrir una vía de aplicación de sus ideas en la solución del problema o el proceso en cuestión, sienten que tienen un papel en este proceso, que son "co-responsables" de las decisiones tomadas y su participación será mucho más activa.
Como resumen, el objetivo del DA es analizar gran cantidad de datos en forma de ideas e identificar las ideas claves inherentes a los datos. En otras palabras, diríamos que el DA permitirá al equipo “reducir" una gran cantidad de datos en un conjunto manejable de ideas clave.
Con respecto a la utilización del DA, ésta es una herramienta útil en una gran cantidad de aplicaciones, no obstante, su mayor utilidad es ante situaciones en las que:
a) Los hechos o conceptos no se encuentren claramente delimitados, sean complejos o excesivamente amplias. El DA permitirá representar un “mapa" de estos hechos o conceptos.
b) Debido a la gran cantidad de incidencias detectadas, éstas impidan determinar con claridad las causas concretas de la situación.
c) Sea conveniente utilizar un nuevo enfoque, tanto en la actuación como en el análisis de un tema. El DA permitirá al grupo romper con los conceptos tradicionales, ampliando su campo de pensamiento.
d) No se conozcan de forma clara los pasos a dar para salir de una determinada situación, siendo necesario una ayuda para poner en marcha con éxito una solución.
e) Sea necesario el consenso de un grupo para abordar una actuación. En aquellos casos en que no se recomienda la utilización de esta herramienta.
a) El problema a abordar es sencillo.
b) Es necesario disponer de la solución rápidamente.
Construcción de diagrama de afinidad (DA)
1. Formar al equipo correcto
En primer lugar es necesario formar un equipo. Es necesario planificar cuidadosamente quiénes lo formarán. Como hemos dicho antes, los datos en forma de ideas,
temas, aspectos a considerar, etc, por lo general provienen de experiencias colectivas, opiniones y pensamientos creativos de un grupo de personas trabajando hacia un objetivo o con un propósito común. Uno de los pasos más importantes para lograr el éxito en cualquier proyecto es conseguir reunir a las personas correctas que deben recoger las ideas y la información. Este equipo deberá estar formado por aquellas personas que dispongan del
conocimiento necesario para tratar las distintas dimensiones del problema o tema en cuestión.
Aunque por supuesto no es una condición necesaria a priori, como en cualquier actividad desarrollada en equipo, la construcción de un DA aumenta en eficacia si los
miembros del equipo ya están acostumbrados a trabajar juntos en otros temas. Por lo general, los equipos están formados de cinco a diez personas.
Igual que en cualquier herramienta en la que sea necesario el trabajo en grupo, es de gran utilidad la figura del facilitador. Su misión radica en velar por que los miembros del grupo se mantengan en las mejores condiciones de participación, evitando la presión del tiempo o de cualquier otro factor externo que acote su creatividad. Además debe potenciar la discusión positiva que ayude a que sean presentadas todas las ideas potenciales de los miembros del grupo, evitando por otra parte discusiones negativas que bloqueen al grupo e impidan el intercambio de ideas.
2. Realizar un proceso de tormenta de ideas respecto el tema en cuestión
Es el paso inicial de recolección de datos, es necesario tener en atenta dos pasos intermedios. El primero es determinar cuál es la pregunta a hacer. Esta pregunta debe tener una estructura tal que permita recoger ideas positivas sobre el tema tratado, así como ser los suficientemente vaga o imprecisa para evitar que al contestarla .se caiga en pre-juicios y se obtengan respuestas más relacionadas con lo que se estaba haciendo que con lo que se desea hacer. En ocasiones, los excesivos detalles pueden perjudicar a la respuesta.
Comentario.
El diagrama de afinidad es una herramienta que nos sirve para obtener grandes cantidades de datos en forma de ideas y opiniones, para llegar a combatir una problemática o desarrollar algún tema, se presenta en forma de tarjetas y se juntan todas las que son parecidas, nos sirve también para que el equipo de trabajo tenga una gran participación.
Bibliografía
Control estadístico de calidad
M.A. Miguel Vargas Guevara
EJEMPLO DIAGRAMA DE AFINIDAD
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